Barrierefreie pdfs erstellen
Schritt 1 – Dokument erstellen z.B. mit Word oder OpenOffice
Bei der Erstellung der Dokumente sollten bereits die Prinzipien der Barrierefreiheit beachten werden, beispielsweise ausreichender Kontrast, nicht zu kleine Schrift, keine leeren Absätze/Leerzeilen oder mehrere Leerzeichen hintereinander verwenden um Leerraum zu erzeugen (stattdessen Formatvorlagen und Absätze nutzen)…
Struktur des Dokuments:
- Formatvorlagen verwenden z.B. einen Text nicht fett und größer machen, um eine Überschrift darzustellen sondern die Formatvorlage „Überschrift 1“ verwenden und diese ggf. nach eigenen Wünschen anpassen.
- das Dokument richtig gliedern z.B. auf eine Überschrift1 folgt eine Überschrift2 nicht eine Überschrift 3…
Die Formatvorlagen werden bei der Umwandlung in ein pdf tags zugeordnet. zB Formatvorlage H1 wird zu tag H1. Die tags bestimmen die Struktur des pdfs.
(Die tags sind die Strukturebene des pdfs, während die Formatvorlagen auf der Präsentationsebene sind.)
Alternativtexte:
Bildern brauchen, wie auf Webseiten auch, einen alternativen Text, der beschreibt was auf dem Bild oder der Grafik zu sehen ist.
- Word: Bild mit der rechten Maustaste anklicken – Alternativtext anzeigen/bearbeiten oder rechte Maustaste – Bildeigenschaften – Alttext
- Libre Office/OpenOffice: Bild mit der rechten Maustaste anklicken – Bild – Eigenschaften – Alternativtext
Metadaten eintragen:
- Datei > Eigenschaften
- Dokument einen Titel geben
- Ggf. weitere Dokumenteneigenschaften hinterlegen – z.B. Verfasser
Schriften einbetten:
- Word: „Datei“ > „Optionen“ > „Speichern“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Schriftarten in die Datei einbetten“
- OpenOffice: beim exportieren als pdf im Format PDF/A-1a werden die Schriften eingebettet
- LibreOffice: Datei > Eigenschaften > Schriften einbetten
Eingestellte Sprache prüfen:
- Word: Datei > Optionen > Sprache > Office-Erstellungssprachen und Korrekturhilfen
- OpenOffice: Extras > Sprache
Schritt 2 – als pdf speichern
Exportieren als pdf
Format: PDF U/A bzw. PDF/A-1a
(Verwenden Sie nicht „drucken“ um ein pdf zu erstellen, dann gehen Informationen für Barrierefreiheit verloren.
Speichern Sie das pdf nicht direkt über das Icon „pdf speichern“, weil dann das Dialogfenster nicht aufgeht.)
Word:
- Speichern unter:
- Dokumentstrukturtags
- Dokumenteigenschaften
- Textmarken erstellen mithilfe von Überschriften
OpenOffice:
- Datei > als pdf exportieren
- PDF/A-1a ankreuzen – dann werden auch tags und Schriften einbetten automatisch gesetzt
LibreOffice:
- Datei > exportieren als pdf
- Bevorzugtes Format: PDF/UA (universal accessibility)
- tagged pdfs
Schritt 3 – Pdf kontrollieren & nachbessern
- Prüfung des pdfs mittels axesCheck (online prüfen) oder PDF Accessibility Checker, kurz PAC (installieren auf Windows-Geräten, kostenlos)
- PDF/UA und WCAG müssen grün sein
- Nacharbeiten um Fehler auszubessern:
- möglichst in der Quelldatei (Word, OpenOffice)
- das pdf selbst mit Acrobat Pro oder AxesPDF (beides kostenpflichtig) korrigieren. Beispielsweise funktioniert manchmal die Rollenzuordnung nicht korrekt – die H1 in Word wird nicht zu tag H1 im pdf -> Rollen müssen manuell im pdf zugeordnet werden.
Hilfreiche Anleitungen:
https://www.uni-potsdam.de/de/digitale-barrierefreiheit/barrierefreie-dokumente/microsoft-word
https://www.digitalbarrierefrei.at/de/umsetzen/dokumente/anleitung-fuer-word
https://www.fernuni-hagen.de/barrierefrei/pdfunddokumente.shtml